ナレッジマネジメントツール

筆者は、クラウドストレージ、ドキュメント作成、プロジェクト管理にはGoogle又はMicrosoftのソリューションを使うとよいと考えています。基本的にMicrosoftのソリューションのほうが高機能ですが、One Driveのストレージ容量は、無料なら5GBまでというのが難点です。また、メールやチャット、カレンダーについてはGoogleのソリューションのほうが使いやすいので、以下のように併用すべきでしょう。どうしてもタイムラインビューを表示したいときは、NotionかLarkを利用するとよいです。

  • クラウドストレージ:Google ドライブ、One Drive
  • ドキュメント:Google ドキュメント、Word
  • スプレッドシート:Google スプレッドシート、Excel
  • メール:Gmail
  • カレンダー:Google カレンダー

基本的にはGoogle ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシートのコラボレーションで可。ただし、高機能な仕事をする場合にはWord、Excelが必要になる場合がある。

ナレッジマネジメントとは?

ナレッジマネジメントとは、個人の暗黙知を文書や図表など形式知に変換して共有し、共有された形式知を個人が体得し、既存の形式知を組み合わせて新しい形式知を創造するといったプロセスを繰り返して組織や個人を成長させることです。

ナレッジマネジメントツールとは?

ナレッジマネジメントツールにはさまざまなものがありますが、クラウドストレージ上にデータベースやスプレッドシート、オーディオ、画像、動画、マップを含むドキュメントを作成でき、そのドキュメントを作成するためのエディタ機能、整理・表示するためのナビゲーション機能があるツールです。(クラウドストレージ+ドキュメントエディタ+データベース管理システム(DBMS)

ワークスペースなのかクラウドストレージなのか

概念としてワークスペース、技術としてはクラウドストレージだと考えます。ワークスペースはビジネス用に限定されてしまうおそれがあるため、筆者は、クラウドストレージと表現しました。

テキスト・ドキュメント・ページはどのように表現すべきか

ドキュメントやページは、テキストを含むため、少なくともテキストを包含する概念です。ページは書面または画面いずれであっても1面を指します。結局、ウェブページもドキュメントであって、ドキュメントと表現したほうがよいと考えました。

データベースとは(スプレッドシートとの違い)

データベースとは、特定のデータ構造で構造化されたデータの集合(ベース)です。

ツリー状に構成される階層型データベース、網目状にデータを相互に結びつけるネットワーク型データベース、表で構成されるリレーションデータベースといったデータモデルがあり、散財したデータを一元管理できるメリットがあります。

アクセスや管理、変更、更新、制御、整理を行うために、構造化クエリ言語(SQL)を基礎としたデータベース管理システム(DBMS)が用いられます。

スプレッドシートは大量のデータには向いておらず、大量のデータはデータベースが扱うものと区別されているようです。スプレッドシートではアプリを作成できませんが、データベースなら顧客管理システムなどのアプリを作成できます。

MySQLやPostgateSQL、MariaDBは、オープンソース(無料)のDBMSです。筆者としては、Excelやスプレッドシートで十分であり、Notionでもよいかと考えています。

各ドキュメントをナビゲーションして必要なドキュメントにすぐアクセスできるサイドバーと検索機能、コラボレーションが加速する共同編集機能、外部シェア機能、変更履歴機能、コメント機能などが備わり、モバイルにも対応しています。

ドキュメント作成機能

ドキュメントでは、本文(プレーンテキスト)だけでなく、見出しやトグルリスト、ToDoリストといった要素を使って整理することができます。画像や動画、マップの埋め込みも可能です。また、テーブルやボードもドキュメントから作成できます。

データベース機能

タイムラインビューやボードビュー(かんばんビュー)でデータをわかりやすく表示できる機能もあります。

WordやGoogle ドキュメント、OneNote、スプレッドシートでは対応できなさそうです。もっとも、ボードビュー(かんばんビュー)はテーブルをフィルタすることにより対応できると思います。そうすると、タイムラインビューのためにNotionを使うべきでしょうか。

データベースでは、テキスト、数字、選択肢、複数選択肢、日付、担当者、ファイル、チェックボックス、URL、メールアドレス、電話番号、計算式、関連ページなどのプロパティ(列)を設定し、プロパティ(列)ごとに、追加されたアイテム(データ)のフィルタやソートができます。各アイテム(データ)をページとしてポップアップなどで開くことができるフォーム機能があるため、タスクの詳細や人物の詳細などを表示できて便利です。ドキュメントには子ドキュメントを作成でき、タスクの細分化もできます。データベースは、基本となるテーブルビューのほか、一覧に適したリストビュー、重要度やステータスごとの一覧に適したボードビュー(かんばんビュー)、いつ何があるかの一覧に適したカレンダービュー、画像を一覧できるギャラリービュー、スケジュールを可視化できるタイムラインビューなどで表示できます。データベースには、使いやすい検索機能もあります。

プッシュ通知を設定できるリマインダー機能は便利そうです。ただし、タスクとしてはカレンダーに埋め込んでおくとよいでしょう。

ナレッジマネジメントツールのおすすめ比較

ナレッジマネジメントツールのおすすめを比較します。

ただし筆者は、GoogleやMicrosoftのソリューションを除けば、LarkかNotionの二択だと考えています。実際に使ってないためわかりませんが、Google ドライブとGoogle ドキュメントでほとんどの有料サービスの機能は満たしているのではないかという印象です。

NotePM

NotePMとは、高機能マークダウンエディタで直感的にマニュアルなどを作成し、ナレッジの一元化管理ができる社内wikiツールです。フォルダ構造で情報を整理し、ファイルの内容も全文検索できる強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけることができます。

最も安いプラン8は更新者として8人まで登録でき、80GBのストレージを月額4,800円で利用できます。見るだけのユーザーは、ユーザー数の3倍まで無料です。

Notion

Notionは、画像やトグル、チェックボックスなどの要素をドラッグ&ドロップで整理でき、さらに「@」を入力するとあらゆるページをリンクできるブロックエディターでナレッジを作成しwikiツールとしてナレッジの一元化管理ができるほか、プロジェクト管理もできるコラボレーションツールです。

  • 文書作成、社内wiki
  • プロジェクト管理
  • タスク管理

サイドバーにワークスペースごとの階層が表示されるため、情報を整理できます。もちろん検索機能もあります。

ページをWeb公開し外部に共有することも可能です。

ボード(かんばん)、テーブル、タイムライン・ロードマップ(プロジェクトの全体像、スケジュールを把握)、カレンダー(いつ何をやるべきかを把握)、ギャラリー、リスト表示に対応しており、広く活用することができます。(プロジェクト管理

Notionのフリープランでは、個人(1人)であれば無制限にページを作成でき、同時編集も可能です。

Dropbox Paperも、Notionと似ていますが、Notionのほうが高機能です。

Lark

Larkは、メッセージ(チャット)、ドキュメント、ビデオ会議、カレンダー、メール、データベースなどが統合された、オールインワンの次世代コラボレーションツール(DXツール)です。

まさに、Larkのいう次のようなキャッチコピーのとおりといえるかもしれません。

すべてのビジネスは、Lark でつながる
必要なのは、インターネットと Lark だけ。

引用元:Lark

データベースシステムのBaseでは、テーブルビュー(グリッドビュー)、かんばんビュー(ボードビュー)、ガンドビュー(タイムラインビュー)、ギャラリービューを利用可能。フォーム、ダッシュボードも備えています

ビデオ会議ではLark Minutesが自動文字起こししてくれるので、会議録を簡単に残せます。カレンダーはチームメンバーのスケジュール管理も可能。申請、承認(提出、検収)といったワークフローも、承認アプリでテンプレートを使うかノーコードで作成して完結します。もちろん社内wiki機能も備えています。

Stater(スターター)プランは50人まで無料で、データベースを含むドキュメントアプリ、1回60分まで最大50人同時参加できる音声通話・ビデオ会議、100GBまでの共有ストレージが利用できます。

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